CIRCUITO DE COMPRAS
El circuito de compras de una organización es uno de los circuitos más importantes ya que de un buen diseño y control del mismo depende la cadena de abastecimiento de nuestra empresa.
El circuito de compras comienza cuando un sector detecta una necesidad de compra, ya sea de un bien de cambio, como de un bien de capital, un servicio o una reparación. En este caso, vamos a enfocarnos directamente en la necesidad de abastecer un bien de cambio, es decir, una mercadería para la venta o bien un insumo para nuestro proceso productivo.
Como nos vamos a enfocar en este tipo de bienes, es el área de Almacenes el que detecta el momento de hacer una compra, tal como vimos en el artículo de manejo de inventarios.
Lo más probable es que, al hacer una lectura de nuestros stocks mínimos o stock de seguridad, nos haya sonado la alarma de comprar nuevas mercaderías. Para ello, el sector de almacenes envía un documento interno que tiene la forma de una solicitud al departamento de Compras acerca de la cantidad a comprar, el ítem a comprar y el tiempo de reposición, entre otras cosas.
Hay un punto importante a destacar y es el por qué el departamento de Compras es el encargado de recibir estas solicitudes y emitir las Órdenes de compra. En primer lugar porque, por un principio de eficacia, es necesario centralizar estas cuestiones, por otro lado, porque el sector de Compras ya conoce a los proveedores, sus precios, su calidad de servicio, la calidad de las entregas, etc, y eso le da la ventaja de negociar con los proveedores para el beneficio de nuestra empresa.
Una vez que el Departamento de Compras, recibe la solicitud, debe crear una ORDEN DE COMPRA. Este documento debe contener la misma información que el mencionado anteriormente, pero se le debe añadir la siguiente información: departamento que genera la solicitud de compra, los costos de esos bienes, fecha de solicitud, fecha de recepción y las firmas autorizantes.
Al mismo tiempo, se debe dejar establecido las condiciones en caso de recibir mercadería que no cumpla con lo solicitado, es decir, diferencias en cantidades, en calidad y en fechas, dejándonos a nosotros la posibilidad de reclamar una devolución o cancelación del pedido en caso que el proveedor no cumpla con lo solicitado.
Finalmente la orden de compra debe ser autorizada por alguien. Lógicamente en empresas de gran tamaño, las órdenes de compra deben ser autorizadas por otro sector o bien tener dos autorizaciones. Esto se hace por una cuestión de control y porque se manejan grandes volúmenes de dinero.
En empresas más chicas o Pymes (que es a lo que apunta este artículo) solo basta con la autorización del responsable de Compras.
Si bien, el control de todos nuestros procesos es clave para cuidar nuestros resultados, este requiere tiempo y costos en personal. Por eso, es importante encontrar un punto de equilibrio entre el control y el costo. A veces es preferible no poner tantos puntos de control si eso nos va a hacer invertir tiempo en esas actividades y no tanto en otras actividades que, de acuerdo al tamaño de nuestra empresa, son más necesarias, como la comercial, marketing, etc.
Previo a este paso es necesario enviar pedido de cotización o presupuesto a los diferentes proveedores que reúnan las capacidades para abastecernos. Por lo general, cuando la empresa ya está funcionando, suele manejarse con algunos proveedores que ya han demostrado poder trabajar con nosotros. Sin embargo, cuando una empresa está comenzando sus actividades, el Dpto. de Compras debe ponerse en contacto con proveedores y en ese momento solicitar cotización para evaluar la alternativa más conveniente.
Una vez elegida la mejor alternativa, en donde se debe buscar el mejor precio, la mejor calidad, el mejor tiempo de entrega y las mejores formas de pago, se selecciona un proveedor y ahí si se le envía la orden de compra, dejando una copia en los archivos del Dpto. de Compras.
Cuando el proveedor recibe nuestra orden de compra, se encargará de armar nuestro pedido y lo enviará a nuestros almacenes. Una vez que la mercadería llega a nuestra empresa, es el sector de Almacén quien tiene la responsabilidad de controlar las condiciones de la misma: cantidades, ítems, calidad y fecha de recepción. Esta aprobación queda documentada con un REMITO. Si las condiciones están bien, el encargado de Almacén firmará el remito y devolverá una copia a nuestro proveedor y el original lo archivará en espera de la factura.
Si el remito tiene diferencias, también se firmará pero observando las diferencias, por ejemplo, se recibió menos mercadería de la solicitada, se recibió mercadería en mal estado u otros factores. En todos estos casos se debe observar estas situaciones para que a la hora de ser facturado esto no se tenga en cuenta.
Muchas veces sucede, para acelerar los tiempos, que el proveedor envía la factura junto con el remito. En este caso, si hubiera una diferencia, se firma el remito observándolo, comprometiendo al proveedor a emitir una nota de crédito. En caso que la factura sea emitida después de la entrega, entonces la factura será emitida descontando esas diferencias.
Recibida la mercadería y aprobado el remito (con o sin diferencias), el departamento de Almacén debe dar de alta la mercadería en nuestros stocks y enviar el remito al departamento contable. Éste dará ingreso de la misma en la contabilidad y al mismo tiempo generará la deuda con el proveedor. Para que Contabilidad pueda generar la deuda es indispensable poder contar con la factura ya que el remito no cuenta con validez fiscal.
Finalmente, se debe cancelar la deuda con el proveedor. Lo más común es que el proveedor nos haya abierto una cuenta corriente para poder realizar pedidos y no tener que estar usando fondos por cada pedido. Por eso es importante, a la hora de negociar con un proveedor esta cuestión. Esto suele suceder con nuestros proveedores de bienes de cambio o insumos, no con proveedores de bienes de capital o de una sola compra.
Es importante que las condiciones de pago sean lo más ventajosas para nosotros, es decir, siempre conviene trabajar con el dinero de los demás, por lo tanto, mientras más podamos alargar los pagos mejor. Sin embargo, esto va a depender del tamaño de ambas empresas: si nuestro proveedor es una gigante multinacional raramente vamos a poder exigir largos plazos de pago y tendremos que aceptar sus condiciones.
Una vez hecho el pago, debe quedar registrado contablemente para que no exista más la deuda con nuestro proveedor.
Les dejo un sencillo flujograma que explica lo mencionado anteriormente.
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