Visite nuestras redes sociales

CIRCUITO DE VENTAS

El circuito de ventas es el sistema por el cual se deben cumplir diferentes etapas para lograr concretar que un cliente adquiere nuestro bien o servicio.

Si bien, a modo de graficar el circuito, entendemos que este comienza desde la entrega de nuestro producto al cliente, en realidad la tarea de ventas comienza mucho antes, en la parte superior del “embudo” ya que se trata de captar la atención de la mayor cantidad de clientes posibles. Este es el primer paso de lo que muchos autores denominan modelo AIDA (Atención, Interés, Deseo y Acción).

Lógicamente, este proceso tiene forma de embudo, porque la cantidad de clientes que terminan tomando la decisión de adquirir nuestros bienes o servicios es mucho menor que la cantidad de gente a la que vamos a buscar llamar su atención.

Por eso se dice que el circuito de ventas comienza en la letra A, en la base del embudo, intentando captar la atención de potenciales clientes. Continúa en la letra I, buscando aquellos clientes que, sabiendo que captaron nuestra atención, pueden llegar a verse interesados en lo que tenemos para ofrecerles. Sigue con la letra D, refiriéndonos a aquellos clientes que, estando interesados, ya tienen el deseo de adquirir un bien o un servicio. Finalmente estamos en la parte final de la labor de un vendedor que es la última letra A de Acción y es donde no podemos fallar.

En esta etapa tenemos que acompañar a ese potencial cliente a que termine de tomar la decisión. Aquí se debe emplear las herramientas personales de un vendedor, pero sobre todo herramientas que la empresa pueda ofrecer, como ser ofertas, descuentos por pronto pago, descuentos por cantidad, servicio post venta, garantías extendidas, ofertas en ventas cruzadas, envíos sin cargo, etc.

Ahora sí pasamos al circuito propiamente dicho.

Una vez que la venta se ha materializado, manteniendo el mismo ejemplo del circuito de compras, suponiendo que vendemos bienes, el sector de Ventas emite una Orden de Pedido, si esta esta autorizada, Contabilidad debe ejecutar su primer paso que es el control crediticio.

Este control es el que nos va a dar las garantía de que el cliente va a mantener su conducta de pago y no vamos a caer en una deuda incobrable.

Es una fórmula que se calcula de la siguiente manera:

CN = VCA*(CP/360)

Donde CN es Crédito Necesario, VCA es Volumen de Compras Anual y CP es Condición de Pago para ese cliente.

Si la deuda que tiene el cliente con nosotros es inferior a CN entonces se aprueba el crédito. Esto lo señalamos porque en la mayoría de los casos las transacciones se hacen a crédito. Lógicamente que si la venta es al contado no es necesario llevar este cálculo.

El segundo control que se debe efectuar es el de DISPONIBILIDAD DE STOCK.

Este control, por una cuestión de practicidad lo hace el mismo vendedor a la hora de cerrar la venta, dado que en el caso que no haya stock disponible a la hora de ejecutar la venta, el cliente decidirá qué hacer y evitar hacer una nota de pedido. Si hay stock disponible, se emite y se autoriza la nota de pedido.

Una ves aprobado el crédito y el stock disponible, se emite una factura de venta. La cantidad de copias de cada documento va a depender del tamaño de la empresa y de la necesidad de cada sector de llevar el registro de dicha documentación. Para simplificar la explicación, vamos a suponer que solo se emite por triplicado. En este caso, el original se entrega al cliente, el duplicado queda en el departamento contable y el triplicado va a Almacén para preparar el pedido y constatar con el cliente a la hora que este lo retire.

Con la factura emitida, también se emite el REMITO, también por triplicado, para los mismos actores: original al cliente (al momento que este retira el pedido), duplicado en Contabilidad y triplicado para Almacenes.

Contabilidad registra la venta, la deuda del cliente, el costo de la mercadería vendida y la salida de la mercadería de inventario.

Cuando el cliente va a retirar la mercadería, Almacén verifica la copia de la factura con el original de la factura en manos del cliente y exige a éste la firma del remito. Si el cliente recibe conforme la mercadería y no existe ninguna diferencia en cuanto a cantidades y condiciones, firma el remito y despacha la mercadería. Almacén archiva ese remito junto con la factura para enviarlo al Departamento Contable. Si hubiera alguna diferencia, esta quedará registrada en el remito y Contabilidad deberá emitir una nota de crédito.

REPARTO

En el caso que el cliente decida que nosotros le entreguemos el pedido, hay que armar un cronograma de envíos, también llamando HOJA DE RUTA. Lo más conveniente es fijar por cada día de la semana una zona. Por ejemplo:

  • Lunes – Capital Federal
  • Martes – Zona Sur
  • Miércoles – Zona Oeste
  • Jueves – Zona Norte, etc

Esto nos va a dar una mejor organización interna y con nuestros clientes.

En este caso es el transportista quien debe acompañar la mercadería con el remito por duplicado, el original se lo quedará el cliente junto con la mercadería y el duplicado lo recibirá el transportista junto con la firma de conformación del cliente.

COBRANZAS

Por lo general, tenemos cuatro formas de cobranzas:

  • En efectivo: El cliente puede cancelar la deuda acercándose a nuestras oficinas al momento de retirar la mercadería, o en un período posterior a este
  • Cheque: el cliente puede también entregar el cheque en mano al momento de retirar la mercadería o bien en un momento posterior. Al ser cheque es importante que la fecha de cobro sea dentro del plazo que hemos puesto como condición, por ejemplo, 30 días. Tanto en el primer punto como en este debemos entregar el recibo que hemos emitido anteriormente. El original se entrega al cliente con la firma nuestra y el duplicado queda en nuestros registros. Es importante que una vez recibido el dinero o el cheque nosotros firmemos el recibo, caso contrario no podremos registrar la cobranza y no podremos hacer reclamos a nuestro cliente.
  • Transferencia bancaria: Es una de las más comunes dado que el dinero se maneja cada vez mas de manera digital. En este caso también podemos emitir un recibo manual o electrónico a través de nuestro sistema de gestión.

Ver nota de conciliaciones bancarias

  • Cobrador: se refiere a una persona dedicada a ir a las oficinas de nuestros clientes a buscar el dinero en efectivo o los cheques. Para esta modalidad se requiere que el cobrador tenga un listado junto a una hoja de ruta junto con los recibos originales. Una vez que terminó su jornada, el cobrador debe presentar los recibos firmados para que Contabilidad pueda registrarlos.

Una vez que hemos recibido la cobranza (efectivo, cheques o transferencias bancarias) y archivado el recibo firmado por el cliente, se continúa con el registro contable de esa cobranza:

EN EFECTIVO

CAJA

DEUDORES POR VENTAS

EN CHEQUE/S

VALORES A DEPOSITAR

DEUDORES POR VENTAS

TRANSFERENCIA BANCARIA

BANCO ….

DEUDORES POR VENTAS

En todos los casos, notamos que aumenta nuestro activo en forma de dinero en efectivo, cheques o dinero en el banco y disminuye nuestro otro activo, el derecho hacia nuestros clientes. Como estos han cancelado sus deudas, disminuye este derecho

Posteriormente, si tenemos un departamento exclusivo de Cobranzas o Cuentas Corrientes, esta área puede entrar en la cuenta corriente de cada cliente y ver cómo se actualizó su cuenta corriente. Después de registrar estas cobranzas, las cuentas corrientes tienen que haber bajado en la misma proporción de sus pagos.

En caso que a un cliente se le haya emitido una nota de crédito o débito, estas tienen que ser computadas en esa cuente corriente, las notas de crédito restando y las de débito sumando. A la hora de aplicar el pago hay que tener en cuenta estos documentos. Se recomienda aplicar los pagos a las deudas mas antiguas para que, luego, el índice de DIAS EN LA CALLE (que veremos en otra nota) nos refleje información más real.

Para mas información visitanos en www.consultorahelp.com.ar

O escribinos a info@consultorahelp.com.ar

Consultora Help - Circuito de Ventas

Quieres recibir Novedades?

Dejanos tu email, y te enviaremos las novedades

    Santiago Perdigues

    Deja una Respuesta

    Su dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

    Copyright 2021. Todos los derechos reservados.

    Copyright 2021. Todos los derechos reservados.

    Abrir chat
    ¿Necesitas ayuda?
    Hola
    Puedo ayudarte?