QUE ES?
El proceso de conciliaciones bancarias es el proceso mediante el cual una empresa debe ir comparando los saldos bancarios que tiene en su contabilidad con respecto a la información que tiene el banco sobre nuestra cuenta bancaria.
Es un proceso que se recomienda que se haga de manera diaria para no tener diferencias y de esa manera poder ir registrando contablemente todos los movimientos: cobranzas, pagos, percepciones, impuestos, comisiones, etc.
Ya no es necesario, como se hacía anteriormente, recibir el extracto del banco, ya que hoy con cualquier Home Banking, se puede acceder a dicha información a cualquier momento. Sin embargo, muchas veces no contamos con la información instantáneamente dado que el banco tiene sus horarios de clearing, lo cual implica que a las 24 hs hábiles lo podamos ver reflejado en el banco. Tener en cuenta esto ya que las diferencias halladas puede tener que ver con este punto.
Otro punto importante es la separación de funciones, es decir que, quien lleva las conciliaciones bancarias debe ser una persona distinta a quien haga los pagos, registre los cobros, ya que estas personas pueden manipular dicha información para su propio beneficio. Por lo tanto, esta es un área de suma importancia por su grado de control y evitar fraudes de la empresa. Es importante que mensualmente el documento de la conciliación bancaria sea revisado por el gerente del área y firmar él mismo. AUNQUE RESULTE DIFICIL DE CREER, LOS MAYORES FRAUDES DENTRO DE UNA EMPRESA SUCEDE POR NO LLEVAR O LLEVAR MAL LAS CONCILIACIONES BANCARIAS.
DIFERENCIAS
¿Cómo debemos actuar en caso de encontrar diferencias?
Las diferencias pueden tener distinta naturaleza:
- Cobranzas: puede suceder que el departamento de Créditos y Cobranzas haya registrado una cobranza en la cuenta corriente del banco pero la misma no figure en el banco. Es ahí donde debemos solicitar la anulación de esa cobranza, ya que la misma no entró en el banco y, por lo tanto, es dinero con el que no contamos. De la misma manera puede suceder que haya entrado una cobranza en el banco y la misma aun no fue registrado. Del mismo modo, debemos solicitar a Créditos y Cobranzas que registre la misma dado que, según nuestra contabilidad, contamos con menos fondos de los que nos dice el banco.
- Pagos: puede suceder que el departamento de Cuentas por Pagar haya registrado un pago, el cual aun no ha sido debitado por el banco. En este caso debemos pedir al Dpto de CxP que anule ese pago ya que estamos contando con menos fondos que los que dice el banco. Y, a la inversa, si el banco debitó un pago que no figura en nuestra contabilidad, debemos solicitar a CxP que lo registre correctamente.
- Impuestos y Percepciones: En muchos casos los bancos están obligados a retenernos o percibirnos algunos impuestos, como ser Ingresos Brutos (IIBB). Esto suele generar diferencias porque solo registramos las cobranzas pero no los IIBB de esas cobranzas. Aquí el responsable de conciliaciones bancarias deberá registrar estos valores a la cuenta contable correspondiente. Lo mismo sucede con el caso del IVA. Para pagar el IVA se debe generar un VEP, previo cálculo del importe a pagar. También debe ser registrado ese pago.
BENEFICIOS
Si bien llevar a cabo un correcto proceso de conciliaciones bancarias suele ser tedioso y, por ese motivo, muchas empresas deciden no hacerlo, la realidad es que tomarse ese tiempo tiene muchas ventajas:
- Mejor control de los recursos económicos: Llevar diariamente las conciliaciones bancarias nos permite tener información real y fidedigna de los estados financieros y económicos de la empresa, lo cual nos lleva a tomar decisiones mas certeras.
- Contabilidad al día: Poder contar con información precisa acerca de nuestros fondos y nuestras operaciones nos permite trabajar de manera más organizada para todas las áreas de la empresa.
- Seguridad ante una auditoría/ Inspección: Cuando tenemos las conciliaciones al día es mucho mas fácil presentar la información que nos pueda requerir una auditoría (interna o externa) o bien una inspección del fisco.
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