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Consultora Help - Reducción de Costos y Gastos

REDUCCION DE COSTOS Y GASTOS

En este artículo vamos a intentar exponer distintos consejos acerca de hacer a la empresa y sus procesos más eficientes, porque básicamente, la reducción de costos se refiere a eso.

TAX SHIELD

En primer lugar vamos a hablar del famoso “Tax Shield” o “Escudo Fiscal”.

Para las grandes empresas, la búsqueda de deducción de impuestos suele ser una tarea diaria y responsabilidad de grandes equipos de trabajo. En empresas chicas muchas veces no se sabe de qué se está hablando. Por eso les propongo ponernos en tema ya que es una de las fuentes de ahorro más importante en nuestros resultados.

Como bien todos sabemos, el Estado recauda, por lo general, el 35% de nuestras ganancias todos los años y, es por eso, que tenemos que ser muy prolijos a la hora de registrar todos nuestros gastos para achicar ese IIGG (Impuesto a las ganancias). Si bien esta es una tarea clave de nuestro contador, es fundamental que nosotros, como dueños de una empresa, sepamos de qué se trata (de la misma manera que sabemos cómo funciona cada una de las áreas de nuestra compañía).

APALANCAMIENTO FINANCIERO

Uno de los puntos a tener en cuenta para obtener este ahorro es lo que se llama “APALANCAMIENTO FINANCIERO” o “FINANCIAL LEVERAGE”.

Como ya lo hemos hablado, la empresa tiene dos grandes fuentes de financiamiento. O se financia con recursos propios, o se financia con recursos de terceros. El costo de financiarse con recursos propios se llama ROE (Return of Equity) o Retorno sobre el Patrimonio Neto, es decir, cuánto exige el propietario de un negocio por el dinero que invierte en él. Este costo suele ser más caro que el costo del financiamiento de terceros llamado TASA DE INTERES. Lógicamente, porque al invertir en el negocio, el dueño está incurriendo en un riesgo y ese es el diferencial, entre otras cosas, que nos está cobrando.

El costo de financiarse con terceros es, a su vez, mas conveniente dado que el pago de intereses de ese crédito puede ser utilizado para deducir de ganancias. Es decir, que si la tasa de interés es del 10%, la tasa de interés real será del 6,5% ya que ese 35% lo podemos usar para deducir de impuestos, de ahí su nombre de Tax Shield.

Para que el apalancamiento dé sus resultados tenemos que asegurarnos que vamos a poder cumplir con los objetivos de ventas de la empresa. Si el año que nosotros decidimos endeudarnos tenemos un año bajo en ventas, el apalancamiento no va a generar su función y tendremos que soportar los costos de los intereses como un costo fijo que va a ser alto si las ventas son bajas. Como podrán observar, utilicé el término “Fijos” ya que al banco no le va a importar si vendemos mucho o poco ya que el interés lo vamos a tener que pagar y eso, más que un apalancamiento, puede resultar una gran piedra en el camino.

En cambio, si las ventas son las suficientes para marcar un crecimiento de la empresa y cumplir con la estrategia y los objetivos acordados, el apalancamiento comienza a tomar efecto, dado que ese costo fijo se absorberá en mayores ventas. Proporcionalmente tendremos menos costos fijos por el pago de los intereses.

La regla del apalancamiento es: SI LA TASA DE RENTABILIDAD, LUEGO DE TOMAR UN CRÉDITO, ES MAYOR QUE LA TASA DE INTERES, EL APALANCAMIENTO FUNCIONA. SI LA TASA DE RENTABILIDAD ES MENOR QUE LA TASA DE INTERES, NO HAY APALANCAMIENTO.

INVERSION EN I&D Y CAPEX

Otra de las alternativas que se nos ofrece es aprovechar los beneficios que nos ofrece el Estado con sus programas para Pymes, como CAME que, al estar inscripto, otorga planes de pago para nuestras deudas con AFIP, reducción en el impuesto al cheque, reducción del IIGG a través de diferentes planes de crédito para bienes de capital, de ahí el título de inversiones en CAPEX, por sus siglas en inglés Capital Expenditures. Algunos de los beneficios que ofrece este plan son:

  • Pago de IVA a 90 días
  • Compensación del Impuesto al cheque en el pago de Ganancias
  • Eliminación del Impuesto a la Ganancia Mínima Presunta
  • Incentivos fiscales para Pymes que invierten
  • Simplificación en la solicitud del certificado de no retención del IVA
  • Reducción de retenciones para micro empresas de comercio

Otro de los programas es PyME de AFIP, que ofrece los siguientes beneficios:

  • Pago de contribuciones patronales con una alícuota del 18%
  • Prórroga de 3 meses para las nuevas empresas en el pago de contribuciones patronales
  • Los bancos no podrán cobrar comisiones a la PyMES que efectúen depósitos en efectivo en sus cuentas bancarias.
  • Compensación del impuesto al cheque en el pago de Ganancias
  • Eliminación del Impuesto a la Ganancia Mínima Presunta
  • Etc.

Estos son solo alguno de los planes a los que podemos tener acceso. Es fundamental conocerlos, asesorarnos e implementarlos para obtener beneficios fiscales.

BUSCAR PROVEEDORES

En algunos pasajes de este blog hemos discutido acerca de la importancia de no depender de un solo proveedor para nuestra cadena de abastecimiento por las limitaciones que eso nos puede presentar. Acá volvemos sobre lo mismo pero agregando que, estar en una constante búsqueda de nuevos proveedores, nos genera una ventaja, ya que estamos estudiando todo el abanico de proveedores para saber cual es el que mejor se adapta a nuestras necesidades; y al proveedor actual, estar en “alerta”, sabiendo que si no cumple con los estándares que exigimos, no tendremos problemas en cambiar.

Para que este punto sea una verdadera ventaja, debemos llevar una base de datos de nuestros proveedores: cantidades compradas, calidad de los insumos, tiempos de entrega, frecuencia de demoras, cantidad de devoluciones, formas de pago, costos de financiación, cercanía con nuestras instalaciones, etc.

GESTION DE STOCK

Hemos dedicado un artículo entero a este tema, pero es importante volver a repasarlo, sobre todo en lo que respecta a sus costos. Véase “COMO ADMINISTRAR CORRECTAMENTE EL INVENTARIO”

Ya hemos comentado que muchas empresas consideran erróneamente que tener altos volúmenes de stock es conveniente ya que cuentan con un surtido variado de productos para ofrecerle a nuestros clientes o bien porque creen que con esa inversión le pueden ganar a la inflación. Sin embargo, hemos visto que tener stock excedente conlleva un costo y, que muchas veces, es más elevado del que pensamos, por dos motivos:

  • Primero porque nos estamos considerando el costo financiero de inmovilizar stock, es decir, contar con mercaderías retenidas sin una venta en el horizonte, es dejar pasar que el tiempo pase sin que ese activo se movilice o rinda dinero
  • En segundo lugar, el manejo, la gestión, la manipulación, el costo de alquiler de un stock mayor al que necesitamos trae aparejado mayores costos indirectos.

Por eso, como ya hemos visto, es necesario tener un punto óptimo de stock, con el fin de no tener costos extras, pero al mismo tiempo no perder oportunidades de negocios ni ventas con nuestros clientes.

SOFTWARE DE GESTION

Hoy en día no existe ninguna empresa que no se maneje con un sistema de gestión o ERP. No importa si la empresa es chica, joven, se dedique a una actividad o la otra. Si no llevamos nuestros números en un sistema de gestión no podremos tomar decisiones rápidamente y si no podemos tomar decisiones de manear rápida y eficiente no podremos manejar una empresa. Es por eso que debemos llevar toda nuestra gestión en este software.

Se preguntarán cómo podemos reducir costos a través de esta herramienta. Simplemente es una cuestión de tiempos y automatización de procesos. Ya que no es lo mismo obtener un resumen de nuestras cuentas a cobrar yendo a ver si cada una de las facturas se cobraron o no, que tener un reporte que con un clic te lo muestre automáticamente. En lugar de tener 4 o 5 personas realizando este trabajo, la inversión en un ERP te lo resuelve y a un costo mucho más bajo. Este es solo un ejemplo para mostrarles cómo un buen sistema de gestión es nuestro gran aliadlo en el día a día y un buen indicador del retorno sobre la inversión de este activo.

DESCARTE DE INVENTARIO

Muchas veces no sabemos, pero dentro de nuestro inventario tenemos productos que ya son obsoletos o están entrando en esa etapa. Por eso, lo primero que tenemos que hacer es una clasificación de los mismos y hacer esto regularmente. Ya que si contamos con productos obsoletos sabemos que estos van a perder su valor de venta castigando el resultado de la empresa.

Una vez que hemos hecho esta clasificación debemos encontrar mercados secundarios para poder ubicarlos. Obviamente no van a ser los canales tradicionales, sino un mercado que está dispuesto a comprarnos esa mercadería a un menor valor.

Hay empresas que se dedican a estudiar el nivel de obsolescencia de nuestros bienes de cambio (y de uso) que nos ayudan a prevenir y anticiparnos en caso de encontrarnos con esta situación.

REDUCCION DE ACTIVOS FIJOS

Ya hemos comentado las diferencias sustanciales entre los costos fijos y costos variables. Los costos fijos son aquellos que no se vinculan directamente con las ventas pero son necesarias para darle soporte a las mismas. Es importante hacer un diagnóstico de todos nuestros Activos Fijos y determinar en qué grado ellos están aportando a más ventas. Si alguno de ellos es prescindible debemos platearnos su existencia. Ya sea descartándolo o reemplazarlo por un costo variable.

Por ejemplo, en lugar de alquilar una oficina por mes, hoy existen modalidades de oficinas por hora o los famosos llamados “Coworking”. También existen los famosos contratos de Leasing. Estos nos permiten alquilar los activos fijos necesarios con posibilidad de una futura compra y de esa manera evitar caer en los costos iniciales de ser los propietarios desde un inicio.

También es importante detectar los momentos “valle” de tu negocio, es decir, aquellas épocas del año donde nuestra actividad baja. En estos momentos podemos hacer uso de nuestros activos fijos para darle otro sentido y buscar otro tipo de mercados. Por ejemplo, los hoteles suelen ofertar habitaciones de lujo a un costo menor en épocas de baja demanda , ya que prefieren cubrir esos costos en lugar de perder dinero por no usarla.

COSTOS ENERGÉTICOS

Hablar del costo de las tarifas de energía en este país es algo muy común, ya que desde el año 2018, las grandes sumas de dinero que las Pymes se han visto obligadas a pagar ha generado muchas dificultades, llevando a muchas de ellas a cerrar sus persianas. Sin embargo, lo que buscamos en este artículo es ofrecer algunas soluciones. En este caso se trata de una cuestión no solo económica sino también técnica.

A veces es necesario poner en números este tipo de decisiones, ya que quizá nos convengan contratar una empresa que haga un diagnóstico acerca de cómo estamos utilizando la energía, dónde hay pérdida de energía dentro de nuestras líneas de producción, reemplazo de energía eléctrica por solar, etc. para hacer una inversión inicial fuerte para luego tener ahorros considerables en nuestra factura de luz. Lógicamente, en este caso no entra la opción de elegir un proveedor u otro pero sí hacer más eficiente nuestro uso.

Es por este motivo que en nuestro país existen Parques Industriales, no solo por una cuestión estratégica, sino porque un grupo de empresas puede contratar un número de kilowatt a un precio mas barato (mayorista), sabiendo que va a ser utilizado por todas las empresas.

En la actualidad existen empresas que construyen sus oficinas a través de medidas llamadas “Green Buildings”. Son edificios construidos bajo normas de eficiencia energética y cuidado del medio ambiente. Una de sus características es que los vidrios de las oficinas tienen sensores que emiten una señal a los aires acondicionados, es decir, que éstos van a medir la temperatura de acuerdo a la señal que los sensores emitan. Estos vidrios están diseñados para generar un filtro en épocas de calor y de frío, logrando que ambas temperaturas se trasformen en temperatura adecuada para las personas, evitando exigir el uso de aires acondicionados.

COSTOS ESTRATÉGICOS

Muchas veces tenemos que revisar nuestra estrategia comercial para poder encontrar la posibilidad de ahorrar costos. Esto implica, en primer lugar analizar el costo unitario de nuestro producto, pero la idea es ir más allá y observar el mercado en donde estamos parados. Esto quiero decir que, muchas veces estamos poniendo el esfuerzo de nuestros recursos en un mercado que, a priori, no sabemos en qué etapa se encuentra. Probablemente tenemos muchos escuerzos puestos en un mercado que está atravesando su etapa de estabilización y una posterior declinación y nos estamos perdiendo la posibilidad de entrar en un mercado mas joven y mas pujante, o bien un nicho de mercado.

Con esto queremos decir que no alcanza solo en revisar nuestros costos y gastos operativos sino ver en dónde tenemos puesto nuestro dinero comercialmente hablando.

No sucede solo con los mercados, sucede con nuestros productos. A veces dormimos en el pensamiento que nuestro producto está bien colocado en ese mercado, pero no sabemos si en unos meses ese producto va a dejar de ser interesante. Ese producto puede que sea rentable en ese momento en ese mercado, pero nada sabremos acerca de si podemos sacar una mayor rentabilidad llevándolo a otro mercado o directamente canivalizarlo (dejar de producirlo) porque sus costos son muy altos o no hay más mercado para él. Debemos estar constantemente analizando diversas variantes, mercados, clientes, escenarios de ocurrencia, etc.

ELIMINAR AREAS IMPRODUCTIVAS

Una vez analizadas las opciones operativas, comerciales, de activos fijos, llega un análisis un poco más complejo y es hacer un diagnóstico de nuestras áreas. Muchas veces no nos preguntamos por qué tenemos un almacén, porque la respuesta parece obvia: dónde voy a almacenar mis insumos, materia prima y productos finales. Sin embargo, si uno hace un diagnóstico y un análisis podrá encontrar que otras opciones, que no tengan que ver con tener un depósito, son posibles y más económicas.

Por ejemplo, la empresa DHL ofrece no solo el alquiler de los metros cuadrados, sino un manejo correcto de los inventarios. Toyota utilizó históricamente el llamado “Just in Time” que no es más que sean sus propios proveedores quienes produzcan el stock necesario de autopartes de acuerdo a la producción de Toyota. Esto le permitía a la empresa no tener la obligación de contar con almacenes y que el inventario iba a ser el justo y necesario para dicha producción.

Los expertos recomiendan que externalices (outsourcing) todas aquellas áreas en la que no seas experto. De esa manera te vas a enfocar en lo que sí sabe hacer la empresa y en lo que no, vas a pagar una suma de dinero pero vas a tener resultados más eficientes.

Si tengo una fábrica de zapatos y venía produciendo las suelas, probablemente me convenga acordar con un proveedor un número mensual de suelas y enfocarme en lo que sé hacer: ensamblar.

MARKETING Y VENTAS

Esta es una de las áreas en donde no recomendamos reducir mucho nuestros costos. A veces es inevitable, pero sería lo último en tocar ya que estamos hablando de invertir en el futuro de nuestro negocio.

Como hablamos en el artículo PLAN DE NEGOCIOS, hoy los canales de marketing pasan más por lo digital que por lo tradicional simplemente porque tienen un mayor poder en las mediciones y métricas y porque permiten fácilmente ver qué campaña es más efectiva y rentable que otras.

Lo importante es ver dónde distribuimos nuestro dinero, en qué tipo de campañas, a quién están apuntadas y, sobre todo, el retorno de esa inversión en Marketing. No es cuestión de poner dinero y ya, hay que ir estudiando cada una de las campañas, poner más recursos en las que mejor funcionan y apostar en algunas a ganar nuevos mercados y clientes.

En este artículo buscamos darle trazabilidad al lector acerca del trabajo que requiere tener una organización eficiente. Tal vez, para el dueño de un negocio, hacer diagnósticos para buscar puntos de ineficiencia sea un trabajo arduo, por eso desde CONSULTORA HELP, te proponemos llevar a cabo este tipo de tareas de manera ordenada y profesional, para alcanzarte los mejores resultados de desempeño de tu empresa.

Para mas información visitanos en www.consultorahelp.com.ar

O escribinos a info@consultorahelp.com.ar

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    Santiago Perdigues

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